Privacyverklaring

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke en functionaris gegevensbescherming (DPO)

Verwerkingsverantwoordelijke:

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming (DPO):


Algemeen

Alegria vzw hecht veel belang aan de privacy van haar gebruikers en behandelt je persoonsgegevens dan ook met respect. In deze verklaring leggen we je uit hoe we omgaan met de persoonsgegevens die we verkrijgen en verzamelen.

Bij het verwerken van persoonsgegevens zal Alegria vzw de geldende privacywetgeving respecteren, zijnde de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG of GDPR genoemd), de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens alsook het AVG Decreet van de Vlaamse gemeenschap.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks (bv. via identiteitskaartnummer of rijksregisternummer) of onrechtstreeks (bv. via je naam in combinatie met adres, leeftijd, via je e-mailadres of andere contactgegevens, via foto’s en afbeeldingen).

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.


Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als Alegria vzw jouw gegevens verwerkt, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:

  • Identificatie- en contactgegevens (bv. naam, e-mailadres,…)
  • Eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld (bv. andere contactpersonen, afbeeldingen,…)

En dit naar aanleiding van:

  • Registratie voor activiteiten, bezoeken, acties 
  • Vragen naar informatie, brochures, inschrijving op de nieuwsbrief of andere nieuwsberichten
  • Bij giften
  • Bij sollicitaties als medewerker of vrijwilliger
  • Bij aanmelding of organisatie van welke actie of activiteit dan ook als vrijwilliger

De types persoonsgegevens zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten waarin alle verwerkingen zijn opgenomen die wij doen met persoonsgegevens. Hierover willen we open en transparant zijn.

De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (inschrijving) van de deelnemer, vrijwilliger of medewerker. De persoonsgegevens worden niet langer dan nodig bewaard. Deze verwerking wordt geregistreerd in het verwerkingsregister van Alegria vzw.


Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Alegria vzw verwerkt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dit alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke wettelijke basis hebben of op je eigen verzoek en dus met jouw toestemming.

Onze 5 belangrijkste juridische basissen om rechtmatig persoonsgegevens te verwerken zijn:

  1. Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudigweg weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven. Als je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, worden je persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen.
  2. We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met Alegria vzw.
  3. We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten.

Alegria vzw gebruikt jouw persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor je ze zelf hebt verstrekt. Dat betekent dat als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze persoonsgegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden zoals het toesturen van nieuwsbrieven.


Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Alegria vzw bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken.

Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen. Die bewaartermijnen zijn opgenomen in ons verwerkingsregister.

We archiveren je persoonsgegevens soms ook volgens de Archiefwet. Zo is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens in ons archief toch langer moeten bewaren dan de opgegeven bewaartermijn. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben.

Alegria vzw bewaart jouw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.


Wie heeft er allemaal toegang tot jouw persoonsgegevens?

Alegria vzw is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van Alegria vzw zomaar toegang heeft tot al die gegevens. Je persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun dienstverlening / werk.

Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werkt Alegria vzw samen met andere organisaties. Deze organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, en handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van Alegria vzw. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (een verwerkingsovereenkomst), om zo te verzekeren dat ze dezelfde privacystandaarden gebruiken.

Soms is Alegria vzw niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Die ontvangende organisaties zijn op hun beurt verwerkingsverantwoordelijken en voor het verder verwerken van de persoonsgegevens moeten ook zij op hun beurt voldoen aan alle vereisten van de AVG.


Anderen met wie persoonsgegevens gedeeld (kunnen) worden

Soms wisselt Alegria vzw persoonsgegevens uit met andere organisaties om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang binnen een wettelijk kader.

Alegria vzw zal je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. Alegria vzw doet dit enkel als je ons op voorhand toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht.


Wat zijn jouw rechten?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

Recht om jouw gegevens in te kijken en gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Als je vraagt om je gegevens in te kijken, kan je hiervoor langskomen op het secretariaat van Alegria vzw of kunnen we je gegevens via email aan je bezorgen als je dit verkiest.

Als het technisch mogelijk is, kunnen we een kopie van jouw persoonsgegevens op een digitale manier bezorgen, zodat je ze zelf kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om jouw gegevens te verbeteren

Merk je dat Alegria vzw foute of onvolledige persoonsgegevens over jou heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.

Recht om jouw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken

Heb je toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken voor een bepaald doel dan kan je deze op elk moment weer intrekken voor toekomstige verwerkingen. De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we echter ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

  • Als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
  • Als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
  • Als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
  • Als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
  • Als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen

Opgelet: Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit boekhoudkundige gegevens.

Recht om je te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om de verwerking te beperken:

  • Als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
  • Als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
  • Als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
  • Als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten

Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang. Als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van Alegria vzw, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, zullen we stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens.


Vragen, opmerkingen of klachten over hoe Alegria vzw persoonsgegevens verwerkt?

Contacteer de functionaris voor de gegevensbescherming (DPO) van Alegria VZW:

Je hebt altijd ook het recht om klacht in te dienen bij een Toezichthoudende Autoriteit in de Europese Economische Ruimte

Of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.