Privacyverklaring van Alegria VZW

Alegria vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Alegria vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Alegria VZW  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Alegria vzw
Stationsstraat 60-62
2300 Turnhout
014 888 111
info@alegriavzw.be
Ondernemingsnummer 0839.097.411

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere gasten, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, vrijwilligers, sponsors, sprekers of begeleiders van workshops, stakeholders, leveranciers.

 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door Alegria vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  1. Uw naam, adres, telefoonnummer en emailadres worden gebruikt voor contact over uw deelname aan verwensessies, workshops, lezingen en de eventuele opzegging daarvan, voor het beantwoorden van uw vragen of oproepen, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de door u gestelde vragen.
  2. Alegria vzw gebruikt uw naam en emailadres om u driemaandelijks onze digitale nieuwsbrief toe te sturen, met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante info waarvan we denken dat ze voor u nuttig of interessant kunnen zijn, tenzij u hebt aangegeven deze emails niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze mailings is ten allen tijden mogelijk via email of  telefonisch.
  3. Alegria vzw gebruikt uw maan en emailadres om u maandelijks een email te sturen met informatie over een lezing of workshop waarvan we denken dat ze voor u nuttig of interessant kunnen zijn, tenzij u hebt aangegeven deze emails niet te willen ontvangen. Afmelden voor deze mailing is ten allen tijden mogelijk via email of telefonisch.
  4. Alegria vzw gebruikt uw naam en adres om u driemaandelijks onze  papieren nieuwsbrief toe te sturen, met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante info waarvan we denken dat ze voor u nuttig of interessant kunnen zijn, tenzij u hebt aangegeven deze nieuwsbrief niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze  papieren nieuwsbrief is ten allen tijden mogelijk via email of telefonisch.
  5. Uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om financiële regelingen zoals onkostenvergoeding of giften af te handelen.

2.1. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende gegevens van u vragen, opslagen, bewaren en gebruiken.

  1. voor- en familienaam
  2. adresgegevens
  3. telefoonnummer
  4. e-mailadres
  5. bankrekeningnummer (enkel voor vrijwilligers, sponsors)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten stakeholders.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud (via een webmail????)
  • Het verzorgen van de internet omgeving
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk,   …)
  • Het verzekeren van onze deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met externe dienstverleners  maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Bijvoorbeeld: thuiszorgdienst CM  voor onze gezamelijke lezingen

  • Externe trainers: enkel voornaam van deelnemers

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

 

Bewaartermijn
Alegria vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan  maximaal 4 jaar na laatste gebruik (of beeindiging van de samenwerking)

 

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Alegria vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

 

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via info@alegriavzw.be

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Alegria vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 22 mei 2018.

 

Alegria – open huis voor mensen met kanker en hun omgeving Follow us RSS